Regulamin

Regulamin udziału prelegentów Festiwalu Podróżniczego Travenalia

§1. Postanowienia ogólne

  1. Festiwal Podróżniczy Travenalia (dalej: „Festiwal”) jest cyklicznym wydarzeniem poświęconym podróżom, prezentacjom i inspirującym relacjom z podróży, organizowanym w Krakowie przez Wydział Turystyki i Rekreacji Akademii Kultury Fizycznej im. Bronisława Czecha w Krakowie (dalej: „Organizator”).
  2. Nazwa oraz logo Festiwalu podlegają ochronie prawnej i pozostają własnością Wydziału Turystyki i Rekreacji Akademii Kultury Fizycznej im. Bronisława Czecha w Krakowie.
  3. Udział w Festiwalu w charakterze prelegenta jest równoznaczny z akceptacją niniejszego Regulaminu.
  4. Celem Festiwalu jest wymiana doświadczeń pomiędzy podróżnikami a publicznością, popularyzowanie wiedzy o świecie, rozwijanie pasji podróżniczych, zachęcanie do podejmowania aktywności podróżniczej oraz promowanie idei zrównoważonego podróżowania.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do ustalania terminu, miejsca lub formy Festiwalu, w tym do przeprowadzenia wydarzenia w formule hybrydowej lub online, w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Organizatora.

§2. Zgłoszenia i kwalifikacja

  1. Zgłoszenia prezentacji dokonuje się poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu, i przesłanie go drogą elektroniczną na adres:
    travenalia@awf.krakow.pl.
  2. Termin nadsyłania zgłoszeń jest każdorazowo określany przez Organizatora i podawany do wiadomości na stronie internetowej Festiwalu www.travenalia.pl.
  3.  Organizator dokonuje selekcji zgłoszeń poprzez ocenę każdej zgłoszonej prezentacji według kryteriów określonych w pkt. 4, a następnie kwalifikuje wybrane prezentacje do programu Festiwalu
  4. Podczas kwalifikacji zgłoszeń Organizator bierze pod uwagę w szczególności:
    a) oryginalność podróży lub prezentowanego tematu,b) zgodność prezentacji z programem i charakterem Festiwalu.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do zaproponowania zmian w zakresie tematyki, formy lub tytułu zgłoszonej prezentacji, jeżeli jest to uzasadnione programem lub charakterem Festiwalu. Ewentualne zmiany są uzgadniane z prelegentem.
  6. Zakwalifikowani prelegenci zostaną poinformowani o wynikach selekcji drogą elektroniczną, na adres wskazany w formularzu zgłoszeniowym.
  7. Materiały przekazane przez prelegenta wraz ze zgłoszeniem, w szczególności notka biograficzna, opis prezentacji oraz materiały fotograficzne i inne, mogą zostać wykorzystane przez Organizatora, po zakwalifikowaniu prelegenta do udziału w Festiwalu, w celu prezentacji jego sylwetki i wystąpienia na stronie internetowej Festiwalu, w mediach społecznościowych oraz w innych materiałach promocyjnych Festiwalu.

§3. Tematyka i forma prezentacji

  1. Prezentacje powinny odnosić się do tematyki podróżniczej, w szczególności do relacji z wypraw, opowieści o krajach i regionach, wydarzeniach i miejscach, wędrówkach ciekawymi szlakami, reportaży kulturowych oraz praktycznych aspektów podróżowania. Prezentacje mogą obejmować aktywne i przygodowe formy podróżowania, jednak ich głównym przedmiotem powinny być doświadczenia związane z podróżą, poznawaniem miejsc, ludzi i kultur, a nie aspekt sportowy lub wyczynowy wyprawy.
  2. Prezentacja powinna mieć formę spójnej opowieści, wzbogaconej – w miarę możliwości – o praktyczne informacje, w szczególności takie, które są trudne do samodzielnego uzyskania lub szczególnie istotne dla podróżników.
  3. Preferowane są prezentacje dotyczące podróży zrealizowanych w okresie dwóch lat poprzedzających daną edycję Festiwalu. W uzasadnionych przypadkach Organizator może dopuścić prezentację dotyczącą wcześniejszych podróży.
  4. Prelegent jest zobowiązany do przestrzegania wyznaczonego czasu prezentacji. Czas trwania wystąpienia jest określany przez Organizatora dla danej edycji Festiwalu.
  5. Po zakwalifikowaniu prezentacji Organizator przekazuje prelegentowi szczegółowe wytyczne dotyczące przygotowania i przeprowadzenia wystąpienia.
  6. Prezentacja oraz materiały multimedialne, które będą wykorzystane podczas wystąpienia powinny zostać przekazane Organizatorowi w terminie i w sposób przez niego wskazany, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
  7. Prezentacja nie może mieć charakteru reklamowego ani służyć bezpośredniej promocji produktów, usług, działalności komercyjnej lub sponsorów prelegenta, chyba że Organizator wyrazi na to wcześniejszą zgodę.
  8. Niedopuszczalne jest prezentowanie treści obraźliwych, dyskryminujących, niezgodnych z obowiązującym prawem, nawołujących do nienawiści, promujących działania niezgodne z prawem lub naruszających prawa osób trzecich.
  9. Materiały wizualne wykorzystywane w prezentacji, w szczególności fotografie i filmy dokumentujące podróż, powinny przedstawiać rzeczywiste miejsca, osoby lub wydarzenia związane z prezentowaną podróżą. Prelegent nie może wykorzystywać obrazów lub filmów wygenerowanych przy użyciu sztucznej inteligencji jako materiałów przedstawiających rzeczywisty przebieg lub miejsce prezentowanej podróży. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi sztucznej inteligencji jako wsparcia w przygotowaniu prezentacji, pod warunkiem że nie prowadzi to do wprowadzania odbiorców w błąd co do autentyczności przedstawianych materiałów, a także nie narusza praw osób trzecich. W przypadku wykorzystania materiałów wygenerowanych lub istotnie zmodyfikowanych przy użyciu sztucznej inteligencji Organizator wymaga ich odpowiedniego oznaczenia.

§4. Zasady udziału prelegenta w Festiwalu

  1. Prelegent zobowiązuje się do punktualnego stawienia się w miejscu Festiwalu oraz do przygotowania i przeprowadzenia wystąpienia zgodnie z wymaganiami Organizatora.
  2. Prelegent ponosi odpowiedzialność za merytoryczną i językową poprawność oraz oryginalność prezentowanych treści.
  3. Prelegent zobowiązany jest do korzystania wyłącznie z materiałów, w szczególności obrazów, fotografii, muzyki i filmów, do których posiada prawa lub stosowne zgody umożliwiające ich wykorzystanie podczas Festiwalu.
  4. Prelegent zachowuje prawa autorskie do przygotowanych przez siebie materiałów prezentacyjnych.
  5. Prelegent wyraża zgodę na fotografowanie swojego wystąpienia oraz na nieodpłatne wykorzystanie swojego wizerunku i utrwalonego wizerunku w czasie wystąpienia przez Organizatora w celach związanych z promocją, dokumentacją, archiwizacją i działalnością edukacyjną Festiwalu, bez ograniczeń terytorialnych.
  6. Udział w Festiwalu w charakterze prelegenta ma charakter nieodpłatny. Prelegentowi nie przysługuje wynagrodzenie za przygotowanie i wygłoszenie prezentacji, z zastrzeżeniem odrębnych ustaleń dokonanych z Organizatorem.Organizator zabezpiecza prelegentom spoza Krakowa zakwaterowanie w Krakowie na zasadach określonych każdorazowo przez Organizatora.
  7. Organizator może zapewnić prelegentom pokrycie lub dofinansowanie kosztów związanych z udziałem w Festiwalu, w szczególności kosztów podróży, zakwaterowania lub innych uzasadnionych kosztów związanych z udziałem w Travenaliach  na zasadach  określanych każdorazowo przez Organizatora (np. w formie ryczałtu). Pokrycie lub dofinansowanie kosztów jest możliwe w miarę posiadanych środków finansowych oraz możliwości pozyskania środków od sponsorów i partnerów Festiwalu.
  • Pokrycie lub dofinansowanie kosztów, o których mowa w pkt. 8, może dotyczyć jednego prelegenta zgłoszonego dla każdej prezentacji.
  • Prelegent zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Organizatora drogą mailową na adres travenalia@awf.krakow.pl o rezygnacji z udziału w Festiwalu lub o braku możliwości wygłoszenia prezentacji.

§5. Zmiany organizacyjne i odpowiedzialność

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w harmonogramie Festiwalu, w tym do łączenia, przesuwania lub odwoływania prezentacji, w uzasadnionych przypadkach.
  2. Organizator ma prawo wycofać prezentację z programu Festiwalu w przypadku naruszenia przez prelegenta niniejszego Regulaminu lub innych uzasadnionych okoliczności związanych z organizacją Festiwalu.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść prezentacji ani za materiały wykorzystane przez prelegenta. Za zgodność prezentowanych treści i materiałów z obowiązującymi przepisami prawa oraz za posiadanie odpowiednich praw lub zgód do ich wykorzystania odpowiada prelegent.
  4. Prelegent ponosi odpowiedzialność za roszczenia osób trzecich wynikające z treści lub materiałów wykorzystanych podczas jego wystąpienia, w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt ani rzeczy osobiste prelegentów pozostawione bez nadzoru na terenie Festiwalu.

§6. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji i obowiązuje wszystkich prelegentów Festiwalu.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem decyzje podejmuje Organizator.
  3. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej Festiwalu Travenalia.
  4. Dane osobowe prelegentów są przetwarzane przez Organizatora zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz zasadami określonymi w Klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych, stanowiącej Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

Załącznik 1:

  1. Imię/imiona i nazwisko/a,
  • Pseudonim lub nazwa do oznaczenia w materiałach promocyjnych, np. na Instagramie (dla chętnych)
  • Adres e-mail do korespondencji
  • Numer telefonu
  • Notka biograficzna – maksymalnie 500 znaków ze spacjami

Prosimy o przygotowanie krótkiej informacji przedstawiającej prelegenta. Notka będzie mogła zostać wykorzystana na stronie internetowej Festiwalu oraz w materiałach promocyjnych.

Notka powinna zawierać w szczególności:

  • kim jest prelegent (np. podróżnik, fotograf, autor, dziennikarz, przewodnik, naukowiec, twórca internetowy),
  • najważniejsze doświadczenia podróżnicze lub zawodowe szczególnie związane z tematyką prezentacji,
  • obszary zainteresowań podróżniczych lub specjalizacji,
  • ewentualnie informację o działalności, publikacjach, projektach lub innych osiągnięciach związanych z podróżowaniem.

Prosimy o napisanie krótkiego tekstu biograficznego w trzeciej osobie, a nie CV ani listy osiągnięć. Można wskazać media społecznościowe, które Organizator może promować, odznaczać w postach itp.

  • Tytuł prezentacji
  • Termin realizacji podróży
  • Opis prezentacji – maksymalnie 1000 znaków ze spacjami

Prosimy o przygotowanie krótkiego opisu, który może zostać wykorzystany na stronie internetowej Festiwalu oraz w materiałach promocyjnych.

Opis powinien w szczególności zawierać:

  • dokąd, w jakim terminie i w jakim celu odbyła się podróż,
  • jakie miejsca, wydarzenia lub doświadczenia zostaną przedstawione,
  • co jest najbardziej charakterystycznym lub wyjątkowym elementem tej podróży,
  • czego uczestnicy mogą dowiedzieć się lub doświadczyć podczas prezentacji.

Prosimy o przygotowanie tekstu w formie krótkiego, atrakcyjnego opisu prezentacji, a nie szczegółowego programu wystąpienia.

Opcjonalnie: można dodać linki do materiałów (np. filmów, fotografii, strony internetowej lub mediów społecznościowych), które pomogą w ocenie zgłoszenia.

  • Zdjęcie prelegenta / prelegentów oraz zdjęcia związane z prezentowaną podróżą

Prosimy o dołączenie do maila z formularzem zgłoszeniowym jednego zdjęcia przedstawiającego prelegenta lub prelegentów, w dobrej jakości, nadającego się do publikacji na stronie internetowej oraz w mediach społecznościowych oraz dwóch wybranych zdjęć związanych z prezentowaną podróżą. Powinny one przedstawiać np. miejsca, ludzi, krajobrazy, wydarzenia lub sytuacje związane z tematyką wystąpienia.

Zdjęcia będą mogły zostać wykorzystane do prezentacji prelegenta i jego wystąpienia na stronie internetowej Festiwalu oraz w materiałach promocyjnych.

Oświadczam, że posiadam prawa lub stosowne zgody umożliwiające przekazanie Organizatorowi materiałów załączonych do formularza zgłoszeniowego oraz ich wykorzystanie przez Organizatora.

Wyrażam zgodę na nieodpłatne wykorzystanie przekazanych przeze mnie materiałów, w szczególności zdjęć, notki biograficznej i opisu prezentacji, w celu promocji Festiwalu Podróżniczego Travenalia oraz mojego udziału w Festiwalu, w tym na stronie internetowej Festiwalu, w mediach społecznościowych oraz w innych materiałach promocyjnych związanych z Festiwalem.

Przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z akceptacją niniejszego oświadczenia oraz wyrażeniem zgody na określone w nim zasady wykorzystania przekazanych materiałów.

Przesłanie formularza zgłoszeniowego nie jest równoznaczne z zakwalifikowaniem prezentacji do programu Festiwalu. O wynikach selekcji Organizator poinformuje prelegentów drogą elektroniczną.

Załącznik 2

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Realizując obowiązek informacyjny na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [Dz. U. UE L. 2016.119.1 z dnia 4 maja 2016 r.], zwanego dalej: RODO, informujemy, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Akademia Kultury Fizycznej im. Bronisława Czecha w Krakowie, Al. J. Pawła II  78, 31-571 Kraków (dalej AKF).
  2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iodo@awf.krakow.pl lub dzwoniąc na numer: 12 683 14 30.
  3. Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z RODO – art. 6 ust. 1 lit. c) i art. 6 ust. 1 lit. e) RODO – w zakresie określonym w umowie, w celu wykonania umowy, w tym koniecznej współpracy w tej kwestii, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora.
  4. Pana/Pani dane będziemy przetwarzać w zakresie określonym w umowie. Uzyskamy je od Pana/Pani pracodawcy/mocodawcy.
  5. Podanie danych osobowych jest warunkiem realizacji umowy. Nie podanie ich będzie skutkowało niemożnością wykonywania umowy.
  1. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres trwania umowy poszerzony o okres niezbędny do rozliczeń, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz o okres archiwizacji.
  2. AKF udostępnia dane osobowe podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów obowiązującego prawa oraz podmiotom współpracującym i świadczącym usługi na rzecz AKF, na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych.
  3. Pana/Pani dane osobowe nie będą przekazywane do Państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.
  1. Pana/Pani dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji, w tym profilowaniu.
  2. Ma Pan/Pani prawo do żądania od AKF dostępu do swoich danych, prawo ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo ograniczenia przetwarzania danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w przypadkach i na warunkach określonych w RODO.
  3. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w trybie art. 77 RODO jeśli uważa, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczące narusza niniejsze rozporządzenie.

Oświadczam, iż zapoznałem/am się z treścią przedmiotowej klauzuli informacyjnej.

…………………………………………………………………………………………………